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Instituciones Públicas son capacitados en Digitalización y Gestión Documental



06/09/2011


Fuente: ONGEI

La digitalización es un mecanismo sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar todo tipo de documentos.

El Jefe de la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática de la Presidencia del Consejo de Ministros (ONGEI – PCM), Sr. Ronal Barrientos Deza dio las palabras de apertura del Seminario “Digitalización y Gestión Documental, Mejorando la Productividad Organizacional con la Administración Inteligente de Documentos”, realizado con la colaboración de la Corporación Xerox y Oracle llevado a cabo en el auditorio de Convenciones de SENCICO, el 01 de Setiembre del presente año; el Sr. Barrientos luego de dar la bienvenida a los asistentes resaltó la importancia de estos servicios hoy en día en las instituciones públicas que tienen que adecuarse al desarrollo tecnológico de estos tiempos y que en ese marco la ONGEI promueve la capacitación de los funcionarios públicos en alianza con el sector privado, sociedad civil y academia.

Esta capacitación estuvo dirigida a los empleados y funcionarios de Instituciones Públicas con la finalidad de dar a conocer sobre la digitalización y sus beneficios, la Normatividad sobre los procesos de Digitalización y las características de los Sistemas de Gestión Documental e importancia de las herramientas de Colaboración dentro de los Procesos.

La primera presentación fue dada por Daniel Infante Lizano, enfatizando que localizar un documento mal archivado representa un costo (de 3% a 5% de los documentos de una organización, son extraviados o mal archivados) y que un trabajador emplea entre el 20% y 30% de sus horas de trabajo localizando información. Es por eso la importancia de la Digitalización, el cual convierte datos de formato residente en papel a formato digital para la creación de documentos electrónicos, siendo este último desde una imagen bitmap (BMP) hasta un archivo de tipo PDF. Algunos beneficios que la digitalización brinda es la reducción de costos, incremento de la rentabilidad, el cumplimiento de los lineamientos normativos, entre otros. Esto sin duda será de gran ayuda para las áreas de Gerencia, Finanzas, Recursos Humanos, y finalmente para empleados, facilitando el manejo de información.

Seguido de esto, el abogado Carlos Pedroza Barrios, Fedatario Informático, habló sobre el tema de Normatividad y Digitalización para dar valor legal al proceso, operación mediante la cual, los documentos (sean estos físicos o electrónicos) pasarán a contar con un sustento legal (fedateo) y sean perfectamente utilizables en las operaciones internas o externas de la empresa. Además de mencionar que el adecuado proceso de digitalización empieza por la entrega y recepción del documento, seguido por la clasificación y depuración, loteo, codificación, escaneo masivo, control de calidad, verificación, almacenamiento de microformas y por último la red de consultas en línea.

Finalmente Joel Vera, Consultor de Oracle se refirió al tema de “Digitalización y Gestión Documental” con los siguientes puntos: Mega Tendencias Tecnológicas, Estrategia para gestionar el contenido en la organización, Características Plataformas requeridas y los Requisitos que un gestor de Contenidos 2.0 necesitan.



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    El Jefe de la ONGEI, Ing. Ronal Barrientos Deza brinda palabras de inauguración

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    Daniel Infante Lizano explica detalladamente la digitazación y el proceso correcto de la misma

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    El Sr. Infante enfatiza que localizar un documento mal archivado representa un costo

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    El tema Normatividad y Digitalización para dar valor legal al proceso fue tratado por el Sr.Carlos Pedroza

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    El abogado Carlos Pedroza Barrios menciona la importancia del fedateo en la digitalización

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    Consultor de Oracle, Joel Vera expone tema sobre Digitalización y Gestión Documental

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